Una factura para reservas vinculadas, sin perder el detalle de cada PNR

Una familia o un grupo pequeño puede viajar junto aunque sus vuelos estén en reservas distintas. Facturar a esos viajeros conjuntamente no debería obligar a fingir que las reservas son un único registro. El flujo de reservas conjuntas de AerQio vincula dos reservas ya creadas para que la agencia pueda preparar una factura para el cliente y seguir trabajando con cada reserva y su propio PNR. La diferencia es importante: se comparte la factura, no se fusionan los localizadores de la aerolínea.

Una factura para el cliente, dos PNR independientes

El grupo vincula registros de reservas, no reservas de la aerolínea. Cada registro conserva su propio localizador, pasajeros, itinerario y origen. Así, la operativa sigue basándose en la información real de cada PNR y no se da a entender que la aerolínea haya combinado o modificado nada. La vinculación sirve cuando los viajeros necesitan un documento de cobro conjunto, pero no convierte billetes ni PNR distintos en una única reserva de la aerolínea.

Vincula las reservas después de crearlas

Primero crea o importa cada reserva mediante su flujo habitual. Después, abre el detalle de una reserva y vincula la segunda reserva que corresponda para formar el grupo. Este orden mantiene intactos los procesos existentes de PDF, introducción manual, importación y emisión; además, permite revisar cada registro antes de unirlos. Comprueba los pasajeros y el itinerario de ambos, confirma que deben aparecer en la misma factura y crea el vínculo cuando esté claro el acuerdo de facturación con el cliente.

La reserva principal encabeza la factura

La reserva principal actúa como referencia de facturación. Su factura reúne a los pasajeros y los trayectos de las reservas vinculadas y refleja los importes conjuntos del grupo, en lugar de asignar otro número de factura al registro secundario. Antes de enviarla, revisa la lista conjunta de pasajeros, los datos de viaje y el total frente a las reservas originales. El documento conjunto resulta más claro cuando su alcance está definido y la agencia puede rastrear cada componente hasta su registro de origen.

Define un orden claro para aplicar los pagos

Una sola factura puede cubrir importes de más de una reserva, por lo que conviene decidir cómo aplicará el equipo el dinero recibido antes de cobrarlo. Por ejemplo, documenta si un pago parcial se asigna primero al importe de un viajero o se reparte proporcionalmente entre el grupo, y aplica la misma regla al registrar el pago y conciliar los saldos. Mantén separado el total que ve el cliente de la distribución interna entre reservas. Este orden de aplicación es un procedimiento contable del equipo; no modifica las reservas de la aerolínea.

Mantén claro el historial de cada reserva

El registro principal contiene la factura conjunta, mientras que los registros vinculados siguen siendo reconocibles como reservas propias. Esta separación resulta útil si más adelante un agente necesita comprobar un viajero, un trayecto o un cambio concreto de una reserva. El grupo debe responder a una necesidad real de facturación compartida, no servir para revisar documentos antiguos ni unir viajes sin relación. Comprueba el grupo antes de contabilizar y conserva las facturas históricas ya emitidas, en lugar de sustituir su registro por una versión vinculada posteriormente.

Comprobaciones prácticas antes de enviar

Antes de emitir una factura conjunta, confirma que ambas reservas pertenecen al grupo de clientes previsto, que la reserva principal es la referencia adecuada y que los nombres, trayectos e importes coinciden con los registros originales. Explica a los viajeros que tener una factura es una decisión de facturación, no un cambio en sus PNR ni en sus billetes de avión. Con esa revisión, la agencia puede presentar una cuenta conjunta sin perder el detalle operativo necesario para gestionar cada reserva por separado.